Leben & Wohnen
Papierverbrauch & Nachhaltigkeit
Das papierlose Büro - eine Vision, die seit den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts durch Unternehmen und Behörden geistert. Viele Versuche wurden unternommen, aber nur wenige Maßnahmen waren wirklich erfolgreich. Und so wird wohl das papierlose Büro weiterhin eine schöne Vision bleiben, die trotz mancher Rückschläge nicht aufgegeben werden sollte. Ein paar Tipps für den Papierverbrauch im Alltag.
21.10.2013
50 Seiten druckt der durchschnittliche Angestellte eines Unternehmens täglich aus. Nicht jeder Ausdruck ist aber notwendig. Bild: Marion Lenzen
Jeder Büroangestellte verbraucht beispielsweise 1,2 Bäume pro Jahr und Bürogeräte konsumieren etwa drei Prozent des gesamten Stroms in Deutschland. Bis das papierlose Büro Realität geworden ist, gibt es viele Tipps und Möglichkeiten, den Papierverbrauch bereits jetzt deutlich zu reduzieren. Das senkt nicht nur die Kosten, sondern wirkt sich auch günstig auf die Umwelt aus. Wer am Papierverbrauch im Büro sparen möchte, sollte "die goldene Regel des Papiersparens" beherzigen: Bevor man etwas druckt, sollte man mindestens zweimal überlegen, ob das Dokument auch wirklich ausgedruckt werden muss oder ob es nicht auch elektronisch gelesen werden kann.
Papierspartipps beim Drucken
Schon bei einem kleinen Unternehmen fällt wöchentlich eine nicht unbeachtliche Mengen an Papier zum Drucken an. Auf die Dauer geht der Verbrauch von Druckerpapier ganz schön ins Geld. Hier ergibt sich für Unternehmen und Behörden ein ungeahntes und bisher ungenutztes Einsparpotenzial. Außerdem sollten Nutzer beim Kauf auf Umweltsiegel wie etwa FSC achten.
Bevor ein Dokument ausgedruckt werden soll, sollte es in der Dokumentenvorschau des Druckes angeschaut werden. Lohnt es sich wirklich, dafür Papier zum Drucken zu verbrauchen oder ist die elektronische Form nicht ausreichend?
Die richtigen Einstellungen zum Papier-Sparen
Ist man zu der Überzeugung gekommen, dass das Dokument ausgedruckt werden muss, beispielsweise weil sich ein längerer Text ausgedruckt besser lesen lässt als am Bildschirm, man den Ausdruck für ein Meeting oder eine Präsentation braucht oder der Ausdruck archiviert werden soll, sollte der Druck möglichst zweiseitig erfolgen. In den meisten Büros ist es üblich, Dokumente einseitig auszudrucken. Vor allem bei umfangreichen Vorlagen schwillt der Papierverbrauch schnell an. Werden dagegen Dokumente doppelseitig ausgedruckt, lässt sich mit dieser einfachen Methode der Papierverbrauch pro Druckauftrag halbieren. Das gilt im Übrigen auch für das Kopieren. Auch hier sollte immer doppelseitig kopiert werden. Bei den meisten Druckern und Kopierern lässt sich der doppelseitige Druck in den Geräteeinstellungen voreinstellen. Dadurch wird diese Druck- bzw. Kopiervariante zur Regel und der einseitige Druck zur Ausnahme. Sollte der Drucker bzw. Kopierer nicht über eine solche Funktion verfügen, kann man prüfen, ob nicht eine sogenannte Duplex-Erweiterung angebracht werden kann, die einen zweiseitigen Druck ermöglicht.
Gedruckt werden sollten grundsätzlich nur die Seiten, die auch wirklich benötigt werden. Je nach Drucker und Druckersoftware gibt es dafür die Funktion "Auswahl/Markierung drucken". Sind auf den Seiten nur wenige Informationen enthalten, lohnt es sich auch mehrere Seiten auf einem Blatt zu drucken. Vor allem bei Power-Point-Präsentationen lässt durch diese Maßnahme enorm viel Papier sparen. Außerdem sind solche Maßnahmen auch bei der Archivierung ganz sinnvoll: Zum einen wird der Papierverbrauch gesenkt und zum anderen Platz gespart, da wesentlich weniger Archivmaterial anfällt.
Bei Meetings, Besprechungen, Konferenzen und anderen Zusammenkünften sollte vorher überlegt werden, ob ein Ausdruck des Informationsmaterials wirklich für jeden Teilnehmer wichtig ist. Durch einen elektronischen Zugang kann man ihnen das Material auch auf diesem Weg zur Verfügung stellen. In Zeiten von Tablets können die Besprechungsteilnehmer die Informationen auch auf solchen Endgeräten zur Verfügung gestellt bekommen und während der Besprechung darauf zurückgreifen. Eine andere Möglichkeit wäre, Informations- und Zusatzmaterial auf CD oder DVD jedem Teilnehmer am Ende zur Verfügung zu stellen.
Eine weitere sehr effektive Maßnahme ist die bedarfsgerechte Erstellung von Kopien. Das heißt, statt wie bisher üblich im Voraus mehrere Kopien von wichtigen Dokumenten zu erstellen, werden Kopien nur noch dann erstellt, wenn sie wirklich benötigt werden. Die Gefahr, dass der Inhalt sehr schnell veraltet ist, ist bei wichtigen Dokumenten relativ hoch, so dass viele Kopien ungenutzt im Müll landen.
Papierspartipps beim Drucken
Schon bei einem kleinen Unternehmen fällt wöchentlich eine nicht unbeachtliche Mengen an Papier zum Drucken an. Auf die Dauer geht der Verbrauch von Druckerpapier ganz schön ins Geld. Hier ergibt sich für Unternehmen und Behörden ein ungeahntes und bisher ungenutztes Einsparpotenzial. Außerdem sollten Nutzer beim Kauf auf Umweltsiegel wie etwa FSC achten.
Bevor ein Dokument ausgedruckt werden soll, sollte es in der Dokumentenvorschau des Druckes angeschaut werden. Lohnt es sich wirklich, dafür Papier zum Drucken zu verbrauchen oder ist die elektronische Form nicht ausreichend?
Die richtigen Einstellungen zum Papier-Sparen
Ist man zu der Überzeugung gekommen, dass das Dokument ausgedruckt werden muss, beispielsweise weil sich ein längerer Text ausgedruckt besser lesen lässt als am Bildschirm, man den Ausdruck für ein Meeting oder eine Präsentation braucht oder der Ausdruck archiviert werden soll, sollte der Druck möglichst zweiseitig erfolgen. In den meisten Büros ist es üblich, Dokumente einseitig auszudrucken. Vor allem bei umfangreichen Vorlagen schwillt der Papierverbrauch schnell an. Werden dagegen Dokumente doppelseitig ausgedruckt, lässt sich mit dieser einfachen Methode der Papierverbrauch pro Druckauftrag halbieren. Das gilt im Übrigen auch für das Kopieren. Auch hier sollte immer doppelseitig kopiert werden. Bei den meisten Druckern und Kopierern lässt sich der doppelseitige Druck in den Geräteeinstellungen voreinstellen. Dadurch wird diese Druck- bzw. Kopiervariante zur Regel und der einseitige Druck zur Ausnahme. Sollte der Drucker bzw. Kopierer nicht über eine solche Funktion verfügen, kann man prüfen, ob nicht eine sogenannte Duplex-Erweiterung angebracht werden kann, die einen zweiseitigen Druck ermöglicht.
Gedruckt werden sollten grundsätzlich nur die Seiten, die auch wirklich benötigt werden. Je nach Drucker und Druckersoftware gibt es dafür die Funktion "Auswahl/Markierung drucken". Sind auf den Seiten nur wenige Informationen enthalten, lohnt es sich auch mehrere Seiten auf einem Blatt zu drucken. Vor allem bei Power-Point-Präsentationen lässt durch diese Maßnahme enorm viel Papier sparen. Außerdem sind solche Maßnahmen auch bei der Archivierung ganz sinnvoll: Zum einen wird der Papierverbrauch gesenkt und zum anderen Platz gespart, da wesentlich weniger Archivmaterial anfällt.
Bei Meetings, Besprechungen, Konferenzen und anderen Zusammenkünften sollte vorher überlegt werden, ob ein Ausdruck des Informationsmaterials wirklich für jeden Teilnehmer wichtig ist. Durch einen elektronischen Zugang kann man ihnen das Material auch auf diesem Weg zur Verfügung stellen. In Zeiten von Tablets können die Besprechungsteilnehmer die Informationen auch auf solchen Endgeräten zur Verfügung gestellt bekommen und während der Besprechung darauf zurückgreifen. Eine andere Möglichkeit wäre, Informations- und Zusatzmaterial auf CD oder DVD jedem Teilnehmer am Ende zur Verfügung zu stellen.
Eine weitere sehr effektive Maßnahme ist die bedarfsgerechte Erstellung von Kopien. Das heißt, statt wie bisher üblich im Voraus mehrere Kopien von wichtigen Dokumenten zu erstellen, werden Kopien nur noch dann erstellt, wenn sie wirklich benötigt werden. Die Gefahr, dass der Inhalt sehr schnell veraltet ist, ist bei wichtigen Dokumenten relativ hoch, so dass viele Kopien ungenutzt im Müll landen.
Quelle: UD / cp
