Warum es sich lohnt, auf ein papierloses Büro umzusteigen

Erleichterter Zugriff

Stellen Sie sich vor, Sie suchen ein bestimmtes Dokument älteren Datums. Nicht selten sind solche Unterlagen einer Firma in Ordern im Keller archiviert. Doch bis Sie erst einmal den richtigen Ordner unter hunderten gefunden haben und sich dann noch durch die teils ausgebleichten Papiere gearbeitet haben, ist eine Menge Zeit vergangen.
Aus diesem Grund neigen viele Unternehmen dazu, auch ihre alten Geschäftsunterlagen nach und nach zu digitalisieren. Denn dadurch sind alle Daten zentral gespeichert. Am PC können Sie in einem Bruchteil der Zeit gezielt nach den Informationen suchen, die Sie benötigen. Hinzu kommt, dass Sie jedes Dokument vergrößern können, sodass auch Mitarbeiter mit Sehschwäche keine Probleme beim Schreiben oder Studieren von Geschäftsdokumenten haben.

Kosten und Platz sparen

Aufgrund der Aufbewahrungspflicht müssen Firmen ihre Unterlagen zehn Jahre lang archivieren. Nicht immer reicht der Platz im Keller für all die Ordner und Stehsammler aus. Teilweise müssen Unternehmen Container anmieten und diese wiederum müssen mit Regalen sowie Licht ausgestattet sein. All diese Maßnahmen verursachen Kosten, die bei einem papierlosen Büro entfallen. Außerdem müssen keine Unterlagen mehr ausgedruckt werden. Das spart nicht nur die Anschaffung eines Druckers, sondern auch die der teuren Druckerpatronen und des Papiers. 

Sicherheit der Firmendaten

Eine digitale Organisation ermöglicht, individuell für jeden Mitarbeiter zu steuern, welche Daten er oder sie einsehen kann. Somit bleiben vertrauliche Informationen vor unbefugtem Datenzugriff geschützt. Die Datensicherheit kann besser kontrolliert werden. 

Arbeitserleichterung

Nicht zu unterschätzen ist außerdem der Vorteil, dass im Falle von Krankheit eines Mitarbeiters viel schneller an wichtigen Projekten weitergearbeitet werden kann. Dadurch, dass alle Dokumente und Projektpläne sorgsam abgespeichert sind, lassen sich angefangene Arbeiten leicht auffinden. Diese Aufgaben sind ohne Aufwand an eine Krankheitsvertretung übertragbar. Statt sich durch zahlreiche Akten zu kämpfen, stellt die digitale Archivierung eine enorme Arbeitserleichterung dar und schafft einen Überblick. 

Doch nicht nur Krankheit oder Urlaub sind Gründe, warum ein Arbeitnehmer abwesend ist, auch der Mutterschutz oder die Elternzeit können dafür verantwortlich sein. Diese Mitarbeiter erhalten während ihrer Abwesenheit eine Entgeltfortzahlung. Ein vereinbarter Anteil daran wird dem Arbeitgeber später zurückerstattet. Die Rückerstattung ist bei einem digitalen Büro mithilfe eines Softwareprogramms einfach zu handhaben, da die sie automatisch erfolgt. Weitere Abwesenheitsgründe, die es in der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen gibt, finden Sie hier.

Flexibles Arbeiten

Vor allem für Selbständige lohnt sich die Umstellung auf ein digitales Büro. Denn diese können frei entscheiden, ob sie lieber von zu Hause arbeiten oder extra zu ihrem Firmensitz fahren. Indem alle Daten digital gespeichert sind, können Selbständige wann und wo sie wollen alle Unternehmensbereiche überprüfen und kontrollieren. Wenn es sein muss auch aus dem Urlaub – überall, wo Zugang zum Internet besteht. Außerdem können Sie Ihren Angestellten anbieten, teilweise im Home-Office zu arbeiten. Somit lassen sich flexible Arbeitsmodelle wie Teilzeitarbeit besser mit einer ausgeglichenen Work-Life-Balance vereinbaren. Gerade Mitarbeiter mit Kindern profitieren von der Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten.

Nachteile eines papierlosen Büros

Eine komplette Umstellung auf ein digitales Büro braucht Zeit, kostet Geld und stößt auf so manchen Widerstand. Vor allem ältere Mitarbeiter fühlen sich teilweise von der Digitalisierung überfordert. Entgegenwirken können Sie dem durch Fortbildungen im Bereich der Digitalkompetenz. Wenn Mehrarbeit, die zwangsläufig erforderlich sein wird, durch einen Bonus oder einen späteren Zeitausgleich kompensiert wird, ist eine derart große Veränderung für viele Angestellten leichter hinnehmbar. 

Der Übergang von Papier zu digital muss auch nicht so radikal verlaufen, dass von heute auf morgen nichts mehr ausgedruckt werden darf. Am besten ist es, die Digitalisierung eines Unternehmens schrittweise zu planen. Dann haben die Mitarbeiter genug Zeit, sich an die Umstellung zu gewöhnen.

Maßnahmen zur Umsetzung

• Digitalisieren Sie alle Archive und speichern die Daten in einer Cloud
  
  
• Planen und legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur am Computer an
  
  
• Überlegen Sie, welche Mitarbeiter Zugang zu welchen Daten benötigen
  
  
• Schulen Sie Ihre Angestellten in digitalen Kompetenzen sowie den Software-Programmen, mit denen im Unternehmen in Zukunft gearbeitet wird
  
  
• Arbeiten Sie mit Mitarbeiterkürzeln und einer einheitlichen Beschriftung der einzelnen Dokumente
  
  
• Arbeiten sie mit einer professionellen Managementsoftware, die Ihnen nicht nur die ordnungsgemäße Buchhaltung erleichtert, sondern auch für Rechtssicherheit sorgt