Papierloses Büro – der Nutzen für die Umwelt
Bei der Papierherstellung werden wertvolle Ressourcen wie Holz, Wasser und viel Energie benötigt. Außerdem entsteht während dieses Prozesses Kohlendioxid, ein Treibhausgas, das zur Erderwärmung beiträgt und normalerweise in Wäldern gespeichert wird. Laut verschiedenen Studien hat Papier, das aus neuen Fasern hergestellt wird, eine sehr negative Auswirkung auf die Umwelt. Damit ist der Verzicht auf Papier in letzter Konsequenz ein Gewinn für die Umwelt. Aber lässt sich der ökologische Vorteil eines papierlosen Büros auch in Zahlen ausdrücken?
07.01.2024
Papierherstellung – der hohe Ressourcenverbrauch
In der Gruppe der G20-Nationen führt Deutschland beim Papierverbrauch pro Person. Jeder Einwohner in Deutschland nutzt im Schnitt jährlich 241,7 Kilogramm Papier, Pappe und Karton. Ein wesentlicher Grund für diese hohe Zahl ist der Anstieg des Online-Handels und der damit verbundenen Nutzung von Kartonverpackungen. Zudem entsteht am Arbeitsplatz täglich viel Papiermüll, sei es durch Rechnungen oder nicht notwendige Ausdrucke von E-Mails. Auch Stundenzettel für die Arbeitszeiterfassung sind nicht zu vernachlässigen.
Speziell im Bereich der Druck-, Presse- und Büropapiere liegt der pro-Kopf-Verbrauch bei etwa 90 Kilogramm. Jährlich werden in Deutschland, basierend auf etwa 250 Arbeitstagen, rund 325.000 Tonnen Druck- und Kopierpapier verbraucht. Alleine hierzulande wird jedes Jahr eine Waldfläche von etwa 6,5 Quadratkilometern gerodet, um den Bedarf an Büropapier zu erfüllen.
Schätzungen zeigen, dass für die Produktion von 325.000 Tonnen Frischfaserpapier ungefähr 16,36 Milliarden Liter Wasser verbraucht werden. Zusätzlich wird eine Energiemenge von etwa 4,23 Milliarden Kilowattstunden benötigt.
Verschiedene Strategien schonen Ressourcen
Unternehmen haben mehrere Optionen, um ihren Papierverbrauch zu senken und somit wichtige Ressourcen zu bewahren. Eine häufige erste Maßnahme ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das das Speichern, Verwalten und Versenden von Dokumenten erleichtert. Es gibt jedoch weitere Bereiche, in denen Einsparpotenziale bestehen.
Wer auf eine flexible und mobile Zeiterfassung per App setzt und damit auf Stundenzettel in Papierform verzichtet, kann je nach Unternehmensgröße mehrere tausend Blatt Papier einsparen. Übersichten und Stundenzettel lassen sich in einem digitalen System effizient und klar darstellen. Zudem sind sie in diesem Format jederzeit und in Echtzeit verfügbar. Auch Mitarbeiterdaten wie Urlaubstage und Krankmeldungen können mit der entsprechenden Software online erfasst werden, was die Notwendigkeit von Aktenordnern und Papierdokumenten weiter eliminiert.
Zusätzlich zur digitalen Zeiterfassung können Unternehmen auch ihre internen und externen Kommunikationsmethoden überdenken. Die Nutzung von E-Mails, Instant Messaging und digitalen Konferenztools reduziert den Bedarf an gedruckten Memos, Briefen und Berichten. Die Einrichtung eines Intranets oder einer digitalen Pinnwand für interne Ankündigungen und Nachrichten kann auch das Bedürfnis nach Aushängen und Informationsblättern verringern.
Papierloses Büro – nicht nur für die Umwelt ein Gewinn
Ein papierloses Büro bringt viele Vorteile mit sich, die weit über den Umweltschutz hinausgehen. Zuerst wird wertvoller Platz eingespart, der ansonsten von Aktenordnern und Papierstapeln beansprucht wird. Zudem sind alle Daten jederzeit und überall zugänglich, was Flexibilität und Mobilität im Berufsleben fördert. Ein wichtiger Faktor ist auch die Kosteneinsparung: Der Verzicht auf Drucker und zugehörigen Bürobedarf kann zu deutlichen finanziellen Einsparungen führen.
Des Weiteren fördert ein papierloses Büro eine effizientere Organisation und strukturiertes Arbeiten. Digitale Dokumentenarchivierung erleichtert das Finden von Informationen, indem sie das Durchsuchen physischer Ordner durch eine schnelle Suchfunktion ersetzt. Außerdem wird die Teamkommunikation und der Austausch mit externen Partnern durch die Möglichkeit des digitalen und sofortigen Informationsaustauschs beschleunigt und modernisiert.
