„Die Optimierung von Prozessen ist ein langwieriger Prozess“

Guten Tag, Herr Kluge! Wir freuen uns, dass Sie Zeit für das Gespräch gefunden haben. Lassen Sie uns direkt in das Thema einsteigen. Was sind aktuell die größten Herausforderungen in Ihrer Branche?

Kevin Kluge: Hier sind vor allem die immer umfangreicheren Dokumentationspflichten und in ihrer Komplexität steigende Auftragsabwicklungen zu nennen. Weitere große Herausforderungen sind nach wie vor der Fachkräftemangel und der demografische Wandel. Als Unternehmensführer ist man an all diesen Fronten gleichzeitig gefordert. So wird es eine immer größere Herausforderung, ein erfolgreiches Unternehmen zu leiten, dabei aber auch Mehrwerte für die Gesellschaft, seine Kunden und seine Mitarbeiter zu schaffen.

Welche Konsequenzen haben Sie daraus für sich abgeleitet?

Kluge: Wir haben mit der Entwicklung von Lösungen begonnen, um uns einerseits besser zu organisieren und den Arbeitsaufwand zu reduzieren, gleichzeitig aber auch die Qualität unserer Leistungen und die Kundenqualität hochzuhalten. Dabei zeigte sich schnell, dass die Prozessgestaltung der wesentliche Ansatzpunkt ist. Fokussiert haben wir uns vor allem auf folgende Aspekte.

1. Sortierung:
   
   Im ersten Schritt haben wir die Prozesse unseres Unternehmens eruiert, analysiert und kategorisiert.
   
   
2. Optimierung:
   
   Danach haben wir uns jeden einzelnen Prozess mit dem Ziel angesehen, ihn zu verbessern und Standards für die Zukunft zu entwickeln, die unsere Arbeit und die Ergebnisse für unsere Kunden verbessern.
   
   
3. Digitalisierung:
   
   Im nächsten Schritt geht es an die Digitalisierung des Prozesses. Dabei legen wir vor allem Wert auf Transparenz. Jedes Team-Mitglied soll einen genauen Einblick in alle Arbeiten und einen detaillierten Gesamtüberblick über alle Projekte haben.
   
   
4. Automatisierung:
   
   Sehr einfache Aufgaben werden vom System selbst durchgeführt. Es sollen keine Aufgaben von Mitarbeitern erledigt werden, die automatisch ablaufen. So steht mehr Zeit für unsere Kunden zur Verfügung und die Qualität der Leistungen kann deutlich gesteigert werden.
   
   Grundsätzlich steht bei allen Prozessanpassungen der Leitspruch im Vordergrund: Klarheit schafft Harmonie.
   

Wie viel Zeit haben Sie in die Implementierung Ihrer digitalen Prozesse investiert?

Kluge: Kein Unternehmen ist je fertiggestellt. Wir beispielsweise arbeiten seit über drei Jahren intensiv an unseren Prozessen. Seit einem Jahr digitalisieren und automatisieren wir. Damit in Zusammenhang stehende Aufgaben werden aber auf jeden Fall noch einige Jahre andauern. Schließlich sind immer wieder neue Herausforderungen und Aufgaben zu bewältigen.

Hervorzuheben sind hier vor allem die Punkte Zeit und Individualität. Schließlich gibt es keine zwei Unternehmen, die sich exakt gleichen. Entsprechend muss man sich vor Augen halten, dass Patentlösungen in den meisten Fällen nicht zum Erfolg führen werden.

Haben Sie die Umstellung Ihrer Prozesse allein bewerkstelligt oder hatten Sie externe Unterstützung?

Kluge: Der Impuls, Veränderungen anzustoßen, ist zunächst einmal in unserem Team selbst entstanden. Wir hatten stets das Selbstverständnis, das Arbeitsumfeld für unsere Mitarbeiter und das Ergebnis für unsere Kunden so weit wie möglich zu verbessern. So war es für uns während unserer gesamten Unternehmensgeschichte immer normal, unsere Prozesse zu hinterfragen und nach neuen Lösungen zu suchen. Um dabei Betriebsblindheit zu vermeiden, haben wir immer auch externe Meinungen einbezogen.

So erhalten wir etwa vom Institut für Unternehmensführung wertvolle Impulse. Es unterstützt uns bei der selbstkritischen Hinterfragung unserer Abläufe und stellt uns aus den Erfahrungen von über 200 Partnerbetrieben wertvolles Know-how zur Seite. Ebenso erhalten wir die Unterstützung externer Digitalisierungsexperten. Auch pflegen wir einen regen Austausch mit vielen anderen Betrieben.

Wie kann man sich eine Prozessumgestaltung prototypisch vorstellen?

Kluge: Jeder Unternehmensführer kennt typische Probleme bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen. Oft gehen Mitarbeiter gewohnheitsmäßig ihren Aufgaben nach und bewältigen Schwierigkeiten eher unsystematisch auf dem kleinen Dienstweg. Wie etwas genau funktioniert, ist oft kaum vermerkt. Wird dann beispielsweise ein Prozess länger nicht durchgeführt, vergessen die Mitarbeiter wichtige Schritte und es wird erst wieder eine langwierige Einarbeitung erforderlich.

Das bedeutet, dass eine lückenlose Dokumentation ein wichtiger Schritt einer nachhaltigen Prozessgestaltung ist. Jeder Arbeitsablauf muss detailliert festgehalten werden und bei Bedarf unmittelbar verfügbar sein. Wir verwenden hier zum Beispiel Checklisten, die jedem Prozess zugeordnet werden. Das gilt ebenso für die zu jedem Task gehörige Kommunikation. So haben vor allem neue Mitarbeiter schnell einen Überblick über Aufgaben, denen sie zugeteilt werden. Auch ist dadurch sichergestellt, dass dadurch keine Informationen verlorengehen.

Dabei legen wir besonders viel Wert darauf, alle Software-Lösungen miteinander zu verbinden – vom Rechnungswesen über die Verwaltung bis hin zum Vertrieb. So hat jeder Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten Informationen, die er benötigt. Eine zentrale Voraussetzung ist dabei natürlich eine gewissenhafte Schulung, nicht nur in Hinblick auf den Umgang mit Software-Lösungen und den einzelnen Arbeitsabläufen, sondern auch mit dem Management von Zeiten und Prioritäten.

Welchen Einfluss haben die angepassten Prozesse auf Ihren Arbeitsalltag?

Kluge: Die Prozessautomatisierung bringt erhebliche Zeitgewinne mit sich. Diese nutzen wir für Projekte und Mehrwerte, die wir unseren Kunden bieten. Parallel dazu haben Zeitgewinne den Vorteil, dass unsere Mitarbeiter deutlich stressfreier und effektiver arbeiten, was letztlich auch wieder unseren Kunden zugutekommt.

Welche weiteren Maßnahmen planen Sie für die Zukunft?

Kluge: Unser mittelfristiges Ziel ist es, Digitalisierungsmaßnahmen auch auf unserer Facharbeiter-Ebene umzusetzen. Hier gibt es bei unseren bestehenden Lösungen noch deutliche Verbesserungspotenziale.

Was ist Ihr Fazit, wenn es um die Digitalisierung im Handwerk geht?

Kluge: Unterhält man sich mit anderen Betriebsinhabern, spürt man oft eine gewisse Zurückhaltung. Diese liegt häufig in den hohen Investitionsvolumina begründet. Wenn man sich aber genauer mit dem Thema beschäftigt, erkennt man schnell, dass sich Arbeit und Kosten in kürzester Zeit rechnen. Wesentliche Voraussetzungen sind natürlich, dass man seine Prozessumgestaltung konsequent verfolgt und mit den richtigen Partnern zusammenarbeitet.