Kyocera kooperiert bei digitaler Unterschrift mit Start-up

„sproof ist die ideale Ergänzung zu unserem DMS-Portfolio“, sagt Ralph Rotmann, Business Development Manager DMS/ECM bei Kyocera Document Solutions. „sproof ist einfach, sicher, intuitiv zu bedienen und lässt sich perfekt in unseren Kyocera Workflow Manager integrieren, um direkt aus dem Dokumentenmanagement-System heraus einen Signaturprozess anzustoßen.“

Auch sproof freut sich über die Zusammenarbeit: „Es ist eine ganz besondere Ehre, dass ein absoluter Spitzenreiter im Bereich DMS-Lösungen wie Kyocera auf die Plattform von sproof setzt“, sagt Clemens Brunner, Co-Gründer und CEO von sproof.

sproof wurde 2020 in Salzburg gegründet und bietet, im Gegensatz zu anderen Anbietern, eine vollkommen DSGVO- und eiDAS-konforme Plattform für das Signieren von digitalen Dokumenten an. Mittlerweile konnte das junge Unternehmen mit seiner All-In-One Lösung und direkt integrierten Schnittstellen für das Ausstellen und Einholen digitaler Signaturen einige international agierende Top-Unternehmen aus Österreich und Deutschland von sich überzeugen; so auch Kyocera.

Kyocera Workflow Manager: Für optimierte Dokumenten-Workflows

Der Kyocera Workflow Manager ermöglicht Unternehmen, ihr Dokumentenmanagement zu optimieren und so Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Die DMS-Lösung ist dabei modular aufgebaut und lässt sich flexibel an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen. Beispielsweise lassen sich mit der Lösung von Angebot und Rechnung bis hin zu branchenspezifischen Formaten und Prozessen Arbeitsabläufe verschlanken, Informationen verfügbar machen und schlussendlich die Kosten senken.

„Wie gut Dokumentenprozesse aktuell in Unternehmen organisiert sind, lässt sich daran erkennen, wie viel Zeit täglich für die Suche, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten aufgewendet wird. Je einfacher und schneller das abläuft, desto mehr Zeit bleibt für produktives Arbeiten an Kernaufgaben und Projekten“, erklärt Ralph Rotmann. Der Kyocera Workflow Manager automatisiert Abläufe und erlaubt gleichzeitiges Arbeiten. Dabei macht er Vorgänge nachvollziehbarer – und somit kontrollierbar.

sproof: Rechtsgültigkeit und Datenschutz im Vordergrund

In der Europäischen Union ist mit der eIDAS-Verordnung geregelt, welche Anforderungen an digitale Signaturen gestellt werden. Hier ist auch der rechtliche Status der unterschiedlichen Arten von digitalen Unterschriften festgelegt.

„Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, digital zu unterschreiben: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Trotz des oberflächlich gleichen Aussehens der digitalen Signaturen auf dem finalen Dokument, sind der Status der jeweiligen Art der digitalen Signatur und ihre Verbindlichkeit unterschiedlich“, fügt Fabian Knirsch, Co-Gründer und CTO von sproof hinzu. Nur die sogenannten Qualifizierten Elektronischen Signaturen, auch QES, sind rechtlich der handschriftlich getätigten Unterschrift gleichgestellt. Dies ist in Österreich im §4 Abs. 1 Signaturgesetz festgelegt.

Auch Datensicherheit spielt eine besondere Rolle, da im Sinne des Datenschutzes einerseits die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und andererseits auch auf Seiten der IT-Infrastruktur ein hoher Grad an Sicherheit gewährleistet werden muss. „Alle über sproof bearbeiteten Dokumente werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Bei der Datenverarbeitung werden keine Informationen auf Servern von Drittstaaten, zum Beispiel den USA, gespeichert, da dies nicht DSGVO-konform wäre“, sagt Fabian Knirsch abschließend.