Smart Work: Ideen brauchen genügend „FreiRaum“

Unternehmensbesprechungen finden meist in nüchternen Räumen statt. Die Teilnehmer diskutieren sitzend oder lauschen Frontalvorträgen. Anders im O2-Tower in München: Die Menschen, die sich dort ganz oben im 350 Quadratmeter großen „FreiRaum“ treffen, laufen vor atemberaubender Aussicht auf das Panorama der Bayern-Metropole umher, bauen an der Werkbank Modelle oder nutzen die moderne Medientechnik. Sitzen können sie auf einem der vielen Holzwürfel, mit denen sich aber auch Stehtische, Tribünen und viele weitere Raumelemente zusammenstellen lassen.

Kurz: Der FreiRaum ist die passende Umgebung, in der die Mitarbeiter ihren Ideen für das Telefónica-Unternehmen im Wortsinne freien Lauf lassen können. Das Konzept setzten Rainer Huff, Senior Portfolio & Strategy Manager Office, und Mario Buchner, Head of Transformation & Projects bei Telefónica Deutschland, gemeinsam um: „Es macht einen riesigen Unterschied, ob ich für Workshops, Impulsvorträge oder kreative Meetings in einen Raum gehe, in dem ich mich und Dinge bewegen kann, oder ob ich mich in einem klassischen Meetingraum an den Tisch setze“, beschreiben die Idee dahinter. Die Innenarchitektur fördere die hierarchieunabhängige, bereichsübergreifende, agile Kommunikation abseits der gewohnten Pfade. Die kollegiale Ideenentwicklung könne bei Bedarf durch professionelle Trainer und Coaches ergänzt werden.

Der FreiRaum steht geradezu sinnbildlich für den Wandel der Arbeitskultur durch die digitale Transformation. Unternehmen sehen sich angesichts der „digitalen Revolution“ neuen Herausforderungen wie Agilität und Smart Work ausgesetzt. All diese Entwicklungen sind mehr als nur Methoden mit dem Ziel der Effizienzsteigerung. Sie können durchaus auch die Beschäftigten verunsichern. „Mitarbeiter müssen für kurzfristigere, weniger planbare Arbeitstätigkeiten on-the-Job qualifiziert werden“, fasste das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) schon 2013 die Herausforderungen in der „Leitstudie zur Produktionsarbeit der Zukunft“ zusammen.

Digitale Verantwortung soll selbstverständlich werden

Wie sollten Unternehmen am besten mit der Digitalisierung umgehen? Verantwortliches Handeln unter dem Schlagwort „Corporate Digital Responsibility“ (CDR) ist gefragt. Dazu hat das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz 2018 eine entsprechende Initiative gestartet. Ihr Ziel ist es, wie es in einem Positionspapier formuliert wird, „digitale Verantwortung zu einer Selbstverständlichkeit für Unternehmen aller Branchen werden zu lassen.“

Zu den Gründungsmitgliedern der CDR-Initiative zählt Telefónica Deutschland. Der Telekommunikationsdienstleister fühlt sich im Rahmen von CDR unter anderem Zielen wie Zukunft der Arbeit, digitale Inklusion, nachhaltige Innovationen, Digitalisierung im Dienste von mehr Umweltschutz sowie Datenschutz und Informationssicherheit verpflichtet und hat sie in seinem „Responsible Business Plan 2020“ niedergelegt. Darüber hinaus haben die Münchener nun das Positionspapier „Freiheit und Verantwortung im digitalen Zeitalter“ vorgestellt, in dem die CDR-Ziele und -Maßnahmen von Telefónica als Arbeitgeber formuliert werden. Zentrales Anliegen ist es, die Chancen der Digitalisierung auch für die Mitarbeiter bestmöglich nutzbar und sich gemeinsam fit für die digitale Arbeitswelt zu machen. Der Wandel wird offen, fair und im direkten Dialog mit den Teams, Führungskräften und Betriebspartnern gestaltet.

„Die täglichen Aufgaben und Herausforderungen werden sich im Zuge der Digitalisierung immer wieder verändern und neue werden dazukommen“, führte Christian Gorczak, Manager Talent Management & Recruiting bei Telefónica Deutschland, kürzlich im UmweltDialog-Interview aus, deswegen wolle Telefónica seine Mitarbeiter bei dem Wandel begleiten. Das Positionspapier zeigt wie und nennt verschiedene Ziele wie „Wir unterstützen und fördern gezielt Entwicklung“, „Wir verankern neue Arbeitsweisen“, „Wir ermöglichen flexibles Arbeiten und achten auf Erholung“ und „Wir bieten eine sichere Nutzung neuer Arbeitsmittel“ überschrieben.

Wie kommt der „Smart Spirit“ ins Unternehmen?

Der digitale Wandel lasse sich am besten mit smarten Denk- und Arbeitsweisen, mehr Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg wie auch Räumen, in denen gezielt und konzentriert gearbeitet werden kann, meistern, bekräftigt Telefónica in dem Positionspapier. Deswegen möchten die Münchener einen „Smart Spirit“ als zentrales Prinzip in der Unternehmenskultur verankern.

Dieser Kulturwandel soll aber nicht von oben herab verordnet werden. Stattdessen wurden zahlreiche Initiativen gestartet, in die sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbringen können. Mehr als 300 Mitglieder hat beispielsweise die „Smart Work Community“. „Diese ‚Onlife Community‘ ist ein Netzwerk von Mitarbeitern für Mitarbeiter“, erläutert Mario Buchner, „sie dient dem gegenseitigen Austausch zu smarten und agilen Arbeitsweisen, der Vernetzung und der Inspiration durch Impulsvorträge und Events.“ Über Kollaborations-Plattformen können sich Interessensgruppen bilden und Aktivitäten starten. Oft gibt es ergänzende Präsenzveranstaltungen wie Barcamps, Coachings oder Workshops, bei denen es um die Anwendung der neuen smarten und agilen Methoden geht. Interessierte Mitarbeiter können auch an „Smart Work Days“ unter Begleitung von Fachleuten teilnehmen und Methoden in den Kategorien Kommunikation, Priorisierung und Verbesserung kennenlernen und in ihren Alltag integrieren.

Welche agilen Methoden es gibt, wie sie angewendet werden und wann sie sinnvoll sind, ist wiederum der „Smart Work Box“ zu entnehmen. Wer Hilfe beim Ausprobieren braucht, wendet sich an die „Smart Work Buddies“, ein Kollegen-Unterstützungsnetzwerk.

Büro-Alltag ohne reservierten Arbeitsplatz

Während der FreiRaum noch Modellcharakter hat, hat Telefónica für den Alltag bereits ein neues Bürokonzept realisiert, das smartes, kreatives Arbeiten besonders unterstützen soll. In den vergangenen Jahren wurden insgesamt 4.000 Arbeitsplätze an fünf Standorten zu modernen, offenen und flexiblen Arbeitsumgebungen umgestaltet. 

Sie gliedern sich in Besprechungs- und Arbeitsinseln, in denen sich die Mitarbeiter je nach Aufgabenstellung in immer wieder neuen Konstellationen zusammenfinden können. Feste Arbeitsplätze gibt es nicht mehr. Steffen Lockan, Manager Planning & Reporting berichtet aus dem Büro-Alltag: „Jeder Kollege sucht sich morgens einen freien Schreibtisch. Oft finden sich so temporäre Teams für die gerade laufenden Projekte zusammen, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit enorm erleichtert.“