In Managementsystem-Audits zu investieren lohnt sich

UmweltDialog (UD): Frau Maier, Sie sind bei DNV leitende Trainerin und Auditorin. Worin besteht Ihre Aufgabe und was reizt Sie daran besonders?

Beatrice Maier: DNV Business Assurance ist eine Zertifizierungsgesellschaft. Wir auditieren Managementsysteme von Unternehmen auf Konformität mit den Anforderungen der internationalen ISO-Standards, die auf unterschiedliche Ziele ausgerichtet sein können. Selbstverständlich benötigen die Unternehmen dazu dann auch Kenntnisse zu den Anforderungen der jeweiligen Regelwerke. Die Wissensvermittlung zu den jeweiligen Standards ist Teil unserer Trainings.

Mein Arbeitsschwerpunkt ist die Durchführung von Trainings – ob unternehmensspezifisch oder als öffentliche Schulung. Mich reizt daran, dass es zwar immer um die gleichen grundlegenden Forderungen geht, diese aber je nach Unternehmen oder Anwendenden sehr unterschiedlich ausgestaltet werden können. In den Trainings zu vermitteln, was getan werden muss, um die Normforderungen zu erfüllen, und wie die Managementsysteme genutzt werden können, um Verbesserungen in den Unternehmen zu erreichen, ist eine immer wieder interessante Diskussion. Wichtig ist, dass die Trainingsinhalte klar von Beratungsdienstleistungen zu trennen sind. Dies ist für DNV als unabhängige Zertifizierungsgesellschaft essenziell.

UD: DNV bietet mit dem Einsteigertraining, dem Grundlagentraining und „Wissen Kompakt“ verschiedene, aufeinander aufbauende Trainings an. Worum geht es genau bei diesen Angeboten?

Maier: Wir bieten unsere Trainingsprogramme zum einen als öffentliche Schulungen an. Die sogenannten Einsteigertrainings richten sich an Teilnehmende ohne Vorkenntnisse. Schwerpunktmäßig beschäftigen wir uns darin mit den Grundprinzipien der Managementsysteme. In den Grundlagentrainings werden den Teilnehmenden die grundlegenden Forderungen der jeweiligen ISO-Standards erläutert und in vielen praktischen Übungen vertieft.

In unserer Wissen-Kompakt-Reihe bieten wir zu unterschiedlichen Themen, die alle auf ISO-Forderungen basieren, kurze Intensivtrainings an und stellen bewährte Methoden, Tools und Praktiken vor. Diese Schulungen werden in der Regel von Teilnehmenden mit guten Vorkenntnissen und Erfahrungen in den jeweiligen Managementsystemen besucht.

Zum anderen haben wir viele individuell auf die Bedürfnisse der Kunden und Kundinnen zugeschnittene Inhouse-Schulungen. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Auffrischungsschulung zu einem Integrierten Managementsystem für Teilnehmende mit Vorkenntnissen handeln. Es sind aber auch spezielle Schulungen für Führungskräfte möglich. Ein weiteres Beispiel wären spezifische Schulungen im operativen Bereich zur Förderung des Bewusstseins, etwa für Sicherheit oder Hygiene.

Software-Tools unterstützen die zertifizierten Unternehmen

UD: Sie unterstützen die Trainingsteilnehmenden mit digitalen Tools wie Lumina und Online-Self-Assessments. Was müssen wir uns darunter vorstellen?

Maier: In dem Tool Lumina werten wir durchgeführte Zertifizierungsaudits statistisch aus, um zu sehen, in welchen Forderungen der unterschiedlichen Normen die meisten Nichtkonformitäten oder Verbesserungspotenziale sind. Unsere Zertifizierungskundinnen und -kunden haben dazu einen kostenlosen Zugang und können sich damit entweder branchenbezogen oder branchenübergreifend benchmarken.

Wir nutzen diese Erkenntnisse auch, um in unseren Trainings auf die Normforderungen besonders einzugehen, die häufig als mindestens verbesserungsfähig anzusehen sind. Auch unsere Wissen-Kompakt-Reihe ist zum Teil von diesen Auswertungen beeinflusst. Dadurch haben die DNV Trainings alle einen absolut aktuellen Praxisbezug. Es sind keine rein theoretischen, nur auf Fachbüchern basierende Weiterbildungen. Stattdessen beruhen sie auf den Erkenntnissen aus zahlreichen bereits durchgeführten Audits. Das hilft den Trainingsteilnehmenden natürlich enorm in ihrer täglichen Arbeit.

Eine wichtige Hilfe für unsere Teilnehmenden besteht auch darin, dass sie alle einen kostenlosen Zugang zum DNV-Online-Self-Assessment-Tool erhalten. Die Online-Self-Assessments sind streng nach den jeweiligen ISO-Forderungen strukturiert und ermöglichen es den Teilnehmenden, das erlernte Wissen zu vertiefen und gleichzeitig ihr eigenes Unternehmen einer Selbstbewertung zu unterziehen. Die praktische Auswertefunktion liefert dann einen Überblick, wie die Erfüllung der Normforderungen aktuell eingeschätzt wird.

UD: DNV unterscheidet grundsätzlich zwischen internen, Lieferanten- und Zertifizierungsaudits. Worin besteht der Unterschied?

Maier: Jedes Unternehmen, das ein ISO-basiertes Managementsystem hat, muss interne Audits durchführen, um in festgelegten Abständen die Wirksamkeit und Anwendung des eigenen Managementsystems zu hinterfragen und gegebenenfalls Verbesserungen in die Wege zu leiten. Das sind die sogenannten internen Audits.

Darüber hinaus haben Unternehmen heute in unseren vernetzten Lieferketten viele Zuliefer- oder Dienstleisterfirmen, die für sie tätig werden. Hier führen viele Unternehmen sogenannte Lieferantenaudits durch, um sich davon zu überzeugen, dass die vertraglichen Bedingungen erfüllt werden und es ebenfalls eine systematische Vorgehensweise gibt, um die vielfältigen gesellschaftlichen Anforderungen, zum Beispiel zum Schutz der Umwelt, zur Sicherheit/ Gesundheit der Menschen, zur Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Produkte und Dienstleitungen sowie zur Erfüllung ethischer Grundsätze, nachweisen zu können. Kein Unternehmen möchte einen Imageschaden riskieren, weil über ihre Lieferanten oder Dienstleister Verstößen in den Medien berichtet werden.

Von Zertifizierungsaudits sprechen wir, wenn unabhängige externe Auditorinnen oder Auditoren einer unabhängigen Zertifizierungsgesellschaft das Managementsystem eines Unternehmens auf Konformität mit den Normforderungen auditieren.

Diese unterschiedlichen Auditoren und Auditorinnen benötigen eine gute Qualifikation. Deswegen sind Auditoren-Trainings ein weiterer wichtiger Baustein des DNV Trainingsangebots. Zwar gibt es je nach Zielgruppe besondere Trainingsteile, zum Beispiel zu speziellen Zertifizierungsverfahren, aber grundsätzlich müssen alle Auditoren und Auditorinnen über ein bestimmtes Wissen, wie etwa zur praktischen Unternehmensführung und zu Auditgrundsätzen, -praktiken und -techniken, verfügen.

Die Teilnehmenden dieser Ausbildungen und Trainings müssen bereits Kenntnisse der ISO-Standards haben. In vielen praktischen Übungen und anhand von Fallstudien wird dann trainiert, wie diese in Audit-Situationen zu hinterfragen sind.

Bei allen Audits ist die Bewertung natürlich das Ziel und somit besonders wichtig. Sie zeigt, ob das System in der gelebten Praxis sinnvoll und nutzbringend angewandt wird. Und wie bei jedem Bewertungssystem wird dadurch bescheinigt, ob ein Zertifikat erteilt oder verlängert werden kann (im Zertifizierungsaudit) oder ob ein Lieferant qualifiziert wird und mit ihm zusammengearbeitet wird (im Lieferantenaudit) oder ob das eigene System wirksam ist (im internen Audit).

Gute Kommunikationsfähigkeit ist besonders wichtig

UD: Was sind die wichtigsten Eigenschaften, die Auditoren und Auditorinnen mitbringen müssen?

Maier: Aus meiner Sicht ist eine gute Kommunikationsfähigkeit sehr wichtig, um die richtigen Fragen richtig zu stellen. Auch müssen sie in der Lage sein, durch ihre Fragetechnik objektive Nachweise in schriftlicher, gesprochener oder beobachteter Form zu sammeln. Besonders wichtig ist, dass sie die gestellten Anforderungen klar benennen, ihre Feststellungen klar beschreiben und die objektiven Nachweise darlegen. Denn nur so können die Auditierten das Ergebnis nachvollziehen und es als professionelle, objektive Entscheidung anerkennen.

UD: Warum sollten Unternehmen in diese Fortbildungen investieren?

Maier: Damit ein Managementsystem im Unternehmen einfach, effektiv, effizient und nachhaltig wirksam werden kann, müssen die Mitarbeitenden mit dessen relevanten Normen und Werkzeugen vertraut sein. DNV bietet mit seinen verschiedenen Trainings und Fortbildungsangeboten die Gewähr, dass sie optimal zu Sachgebieten wie Managementsysteme, Normforderungen, Prozesse und rechtliche Bedingungen, Auditprozess und Audittechnik qualifiziert werden. Unsere Trainings bieten meines Erachtens auch die willkommene Möglichkeit, sich mit anderen Fachkollegen auszutauschen. Darüber hinaus bietet DNV entsprechende LinkedIn-Gruppen an, in denen sich die Trainingsteilnehmenden, aber auch andere Interessierte, austauschen können.

Besonders möchte ich noch hervorheben, dass die DNV Auditoren-Trainings bei der international anerkannten Organisation CQI & IRCA registriert und zugelassen sind. Insbesondere für Zertifizierungsauditoren ist eine weltweit anerkannte Ausbildung sehr wichtig. Viele Unternehmen legen großen Wert darauf, dass ihre Lieferantenauditoren nach diesen internationalen Standards ausgebildet wurden. DNV bietet gleichermaßen auch die Ausbildung interner Auditoren nach den von CQI & IRCA anerkannten Regeln an.