Neue Wege im Bereich Meetings: Umwelt schonen durch Kompetenzbündelung
Meetings, zu denen man um die halbe Welt reist oder quer durch die ganze Stadt fährt, gibt es zwar noch, sie sind aber schon längst nicht mehr der Standard. Heute muss man für eine berufliche Besprechung nicht mehr ins Flugzeug oder Auto steigen und umwelt- bzw. klimaschädliches Kerosin oder Benzin verbrennen. Die Digitalisierung, aber spätestens Corona, hat die bisherige Meeting-Kultur nachhaltig verändert.
02.06.2022
Meeting-Planung neu konzipiert
Die Kooperation zwischen der Event-Agentur Proske und der Meeting-Plattform Troop Travel ist ein Ausdruck dieser Veränderungen. Wer schon einmal ein Meeting geplant hat, der weiß, wie viel Arbeit dahintersteckt. Meetings auf beruflicher Ebene sind für Unternehmen existenziell, geht es doch dabei um wichtige Entscheidungen, die den Erfolg eines Unternehmens sichern sollen. Meetings mit Vorstellung neuer Produkte (Präsentationen), Treffen auf Vorstandsebene hinsichtlich zukünftiger Unternehmensziele, Meetings mit Geschäftspartnern bezüglich Kooperationen oder Treffen mit potenziellen Kunden. All diese Veranstaltungen, die vor den technischen Möglichkeiten von FaceTime, Zoom und Co. in Face-to Face-Sitzungen abgehalten wurden, finden heute in immer größerer Zahl rein online-basiert oder zumindest hybrid statt. Durch die nun begonnene, feste Partnerschaft zwischen Proske und Troop Travel werden die Expertisen zweier hochspezialisierter Unternehmen zu einem Ganzen vereint.
Das in München gegründete und ansässige Familienunternehmen Proske fokussiert sich bei seiner Arbeit darauf, seine Kunden dabei zu beraten, wie sich Unternehmensziele in Meetings auf technisch höchstem Niveau und mit klaren Kommunikationskonzepten realisieren lassen. Die Agentur ist Outsourcing-Partner führend im Bereich Strategische Meeting Management Programme (SMMP). Für die Durchführung von Meetings, Produktpräsentationen oder anderer Tagungen stellt Proske seine eigens entwickelte „Virtual Venue Plattform“ zur Verfügung.
Troop Travel hingegen gehört zu den führenden Unternehmen, wenn es um die Unterstützung bei der Organisation sogenannter Face-to-Face-Meetings geht. Zudem verfügt das Unternehmen über eine globale Datenbank, die tagesaktuell ist und in der unter anderem Kundendaten gespeichert werden.
Erfolgreiche Meetings: Synergien einer Experten-Partnerschaft
Diese globale Datenbank von Troop Travel kann Proske in Zukunft nutzen. Mit ihrer Hilfe ist das Unternehmen in der Lage, für seine Kunden nahezu in Echtzeit zu analysieren und visualisieren, in welcher Form und an welchem Ort ein Meeting von Mitarbeitenden aus unterschiedlichsten Teilen der Erde idealerweise stattfinden sollte. Die durchgeführte Analyse kann aber auch zu dem Ergebnis führen, dass ein Virtual-Event in High-End-Qualität sinnvoller wäre, weil beispielsweise die Reise- oder Veranstaltungsosten zu hoch sind oder es unklare Rechtslagen gibt, z. B. aufgrund von Corona-bedingten Einreise- bzw. Quarantänevorschriften.
Larissa Steinbäcker, ihres Zeichens Proske Co-CEO sagt zur neu eingegangenen Partnerschaft: „Wir freuen uns sehr auf die Zusammenarbeit mit Troop, da wir glauben, dass wir mit diesem Tool unsere Kunden in Zukunft noch effizienter und damit kostengünstiger beraten können. Alle Daten werden in einem System gehostet, was es uns ermöglicht, Troop Travel als schnelle Entscheidungshilfe zu nutzen, um zu bewerten, wo das Meeting stattfinden sollte oder ob wir wirklich hybrid oder virtuell vorgehen sollten. Gerade bei den heutigen Vorlaufzeiten hat niemand die Zeit oder das Geld, wochenlang nach dem richtigen Ziel zu suchen, daher freuen wir uns, die Digitalisierung unserer Branche weiter voranzutreiben.“
Neue Meeting-Konzepte sind nachhaltig
Für 2022 erwarten Experten, dass die Zahl der Geschäftsreisen wieder ähnlich hoch oder noch höher sein wird, wie im Rekordjahr 2019. In diesem Jahr konnte der Bereich Business-Travel alleine in Deutschland etwa 55,3 Milliarden Euro umsetzen, ehe der Markt im Pandemie-Jahr 2020 um nahezu 80 Prozent einbrach. Die Kenner der Branche glauben, dass persönliche Treffen und virtuelle Meetings die perfekte Symbiose darstellen. Beides sind zwei verschiedene Varianten direkter Business-Kommunikation. Erfolgt eine exakt zugeschnittene Vor- und Nachbereitung der Meetings, haben Kunden die Möglichkeit, die aus der Partnerschaft zwischen Proske und Troop Travel erwachsenden Vorteile effizient zu nutzen.
Nachhaltig bzw. umweltfreundlich sind Meetings dieser Art auch deshalb, weil sie helfen enorme Mengen von CO2-Emissionen zu sparen. Ein großer Telefonanbieter hat errechnet, dass jeder im Homeoffice Tätige jedes Jahr ca. 1.144 kg CO2 spart. Alle zusammengerechnet entspricht die Menge des so eingesparten CO2 in ganz Deutschland ungefähr 80 Millionen Flügen (One-Way) von Berlin nach London oder umgekehrt. Die Umweltschutzorganisation Greenpeace ist der Auffassung, dass man in Deutschland mit nur einem zusätzlichen Homeoffice-Tag 1,6 Millionen Tonnen CO2 sowie knapp 11 Milliarden von Personen zurückgelegte Kilometer einsparen könnte.
An diesen Berechnungen wird deutlich, wie zukunftsträchtig der Event-Bereich und wie sehr neue Formen von Meetings die Welt verändern können. Dazu wäre es nur notwendig, die klassischen Formen von Business-Meetings konsequent durch gut organisierte und auf die Anforderungen der Unternehmen zugeschnittene virtuelle Meetings zu ersetzen. Eine Partnerschaft wie die zwischen Proske und Troop Travel schafft die Möglichkeit dazu.
