Die digitale Transformation ist in aller Munde. Wie geht KYOCERA mit diesem Prozess um?

Dietmar Nick: Die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement-Systems wurde vor allem in größeren Unternehmen erkannt. Neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten und finanziellen Einsparungen sind auch die hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (Stichwort: DSGVO) Entscheidungs-Argumente. Der Mittelstand tut sich mit dieser Entwicklung deutlich schwerer. Darüber hinaus haben alle Unternehmen, vom Mittelstand bis zum Großkonzern, oftmals mit ineffizienten Dokumentenprozessen zu kämpfen.

KYOCERA Document Solutions bietet vor allem mittelständischen Unternehmen maßgeschneiderte Konzepte an – von der standardisierten Akte bis hin zu komplexen ECM-Lösungen. Wir setzen auf die Standardisierung von Arbeitsabläufen in Fachabteilungen, mit dem Workflow Manager bilden wir die gesamte Bandbreite an Arbeitsvorgängen ab.

Welche Lösungen und Services rund um die Digitalisierung sind denn für Mittelständler besonders wichtig?

Dietmar Nick: Das sind vor allem die Bereiche Archivierung und Dokumentenmanagement. Aber auch ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und Bedienerfreundlichkeit sowie Flexibilität der Software stehen ganz oben auf der Wunschliste.

Der KYOCERA Workflow Manager bildet die gesamte Bandbreite an Arbeitsvorgängen ab. Bei den Workflows handelt es sich um Lösungen für die Digitalisierung aller Prozesse rund um Personalakten, Kunden- und Projektverwaltung, Lieferanten- und Bestellakten und Vertragsmanagement mit Fristenverwaltung.

Was sind aus Ihrer Sicht zentrale Punkte, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer DMS-Software achten sollten?

Dietmar Nick: Neben der einfachen Nutzerführung sind natürlich die benötigten Funktionen einer Software entscheidend: Hierzu müssen Projektverantwortliche zunächst definieren, welche Prozesse im Unternehmen digitalisiert bzw. welche Ziele mit einer Software erreicht werden sollen. Dann kann die Softwareauswahl anhand dieser Kriterien erfolgen. Wichtige Punkte, auf die Sie zudem achten sollten, sind die Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich die Software nahtlos in die bestehende Infrastruktur einbinden? Bestehen Schnittstellen zu CRM- oder ERP-Systemen? Auch die Zukunftsfähigkeit einer Lösung ist nicht zu vernachlässigen: Wenn Sie beispielsweise zunächst nur den Rechnungseingang digitalisieren wollen, kann es durchaus sinnvoll sein, zu prüfen, ob sich auch Workflows – wie etwa Bestellprozesse oder das Vertragsmanagement – mit der Software abbilden lassen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, irgendwann in den einzelnen Unternehmensbereichen nur Insellösungen im Einsatz zu haben, die nicht miteinander verknüpfbar sind. Hierzu gehört auch ein stimmiges Zusammenspiel von Hard- und Software.

Ist die Implementierung und Nutzung der Software denn sehr aufwendig?

Dietmar Nick: Der Workflow Manager lässt sich schnell und ohne Konfektionierungsaufwand in alle Unternehmensprozesse integrieren. Wir versuchen mit unseren Kunden nach passgenauer Beratung schnellstmöglich eine Lösung zu entwickeln. Eine zuverlässige, effiziente und sichere Gestaltung dieser Prozesse erhöht nicht nur die Mitarbeiterproduktivität, sondern trägt unmittelbar zum Unternehmenserfolg bei. Zwischen Erstgespräch und Inbetriebnahme sollten nicht mehr als drei Monate liegen, so dass bereits nach sechs Monaten konkrete Zahlen zur Kostensenkung vorliegen. Viele unserer Kunden bestätigen, dass sie durch die Implementierung unserer Dokumentenlösungen Einsparungen von mehr als 30 Prozent realisieren konnten.

Welche Rolle spielt Hardware im Rahmen vom „Arbeitsplatz der Zukunft“? Haben Drucker und Multifunktionsgeräte in der digitalen Welt noch eine Berechtigung?

Dietmar Nick: Die Digitalisierung verändert natürlich auch die Nachfrage bezüglich Hardware. Das komplett papierlose Büro wird es auch in Zukunft nicht geben, aber das Druckvolumen insgesamt wird sinken. Wertige Dokumente werden aber nach wie vor gedruckt werden. Neue Features sowie eine auszeichnete Druckqualität, exzellente Finishing-Lösungen und Services in der Cloud liegen im Trend. Wir bieten unseren Kunden eine ganzheitliche Unterstützung bei der Optimierung ihrer Dokumentenprozesse.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz – wie geht KYOCERA damit um?

Dietmar Nick: Das Thema Nachhaltigkeit spielt bei uns eine zentrale Rolle: So verbindet KYOCERA mit der Deutschen Umwelthilfe (DUH) seit dem Jahr 1987 eine intensive Partnerschaft – die längste in der Geschichte der Umweltorganisation. Die DUH unterstützt uns kontinuierlich, Optimierungspotenziale im Unternehmen oder bei unseren Produkten zu erkennen. Dazu tauschen wir uns regelmäßig mit den Experten der DUH aus.

Gemeinsam mit der DUH wurde 2011 das KYOCERA PRINT GREEN Programm ins Leben gerufen. In dessen Rahmen ist sämtlicher in Deutschland vertriebener Toner klimaneutral. Sämtliche CO2-Emissionen, die durch Rohstoffgewinnung, Produktion, Transport, Verpackung sowie Verwertung des Toners entstehen, werden kompensiert. Der Ausgleich erfolgt durch eine Investition in ein Projekt der Klimaschutzorganisation myclimate im kenianischen Siaya-Gebiet.

Welche Erfolge haben Sie mit KYOCERA PRINT GREEN denn bereits erzielen können?

Dietmar Nick: Durch die CO2-Kompensation haben wir gemeinsam mit unseren Kunden in den vergangenen Jahren nicht nur mehr als 96.000 Tonnen des Treibhausgases eingespart – das entspricht dem CO2-Ausstoß von 100 Flugzeugen auf der Route Frankfurt-Sydney - sondern gleichzeitig auch die Lebensbedingungen von mehr als 200.000 Menschen verbessert und 165 feste Arbeitsplätze geschaffen. Über 44.000 effiziente Haushaltskocher wurden bereits installiert.

KYOCERA investiert also viel in den Umweltschutz – und Ihre Anstrengungen zahlen sich auch aus. Macht sich dieses Investment denn auch bei Ihren Kunden bezahlt?

Dietmar Nick: Wir freuen uns sehr, dass wir für unser Engagement schon mehrfach ausgezeichnet wurden. Neben dem Deutschen CSR-Preis 2017 in der Kategorie „für vorbildliche Kooperation mit NGOs/NPOs (Nichtregierungsorganisationen/ Non-Profit-Organisationen) wurden wir auch als „Sustainable Brand of the Year“ im Rahmen des German Brand Awards geehrt. Auszeichnungen wie diese sind für uns ein wichtiger Ansporn, unser Engagement für den Umweltschutz weiter auszubauen.

Das Thema hat auch bei unseren Kunden durchaus Relevanz. Wir erhalten beispielsweise Anfragen von unseren Partnern bzw. Endkunden, denn die Unternehmen können eine Klimaschutzurkunde über die kompensierte CO2-Menge von myclimate erhalten. Dieses Zertifikat wird gerne sowohl für die interne als auch externe Kommunikation genutzt.

Weitere Informationen finden Sie unter www.kyoceradocumentsolutions.de,
www.printgreen.kyocera.de und www.smart.kyoceradocumentsolutions.de.