Nachhaltigkeit und Prozessoptimierung gehen Hand in Hand

Nachhaltigkeit dominiert die wirtschafts- und gesellschaftspolitische Diskussion. Und auch bei d.velop steht das Thema hoch im Kurs. Warum beschäftigt sich ein Softwareanbieter so intensiv damit?

Sebastian Evers: Auf den ersten Blick scheint das Thema für einen Softwareanbieter eine eher untergeordnete Rolle zu spielen. Verpackungsmüll, Produktionsrückstände oder ähnliches entstehen bei unserer Arbeit ja nicht. Dennoch war und ist Nachhaltigkeit bei uns schon immer wichtig, und zwar grundsätzlich. Der Begriff von Nachhaltigkeit bezieht sich bei uns auf alle Unternehmensaktivitäten sowie auf die Verbindungen zu unseren Kunden und Mitarbeitenden, zu Partnern und Lieferanten. Und angesichts des Klimawandels hat auch ein Softwarehersteller seine Hausaufgaben zu machen. Wir fördern daher die Elektromobilität, achten beim Bau neuer Gebäude auf dem d.velop campus strikt auf ökologische Faktoren, leben seit Jahren nach einem konsequenten Maßnahmenkatalog, bei dem die Photovoltaik auf dem Dach nur ein kleiner Aspekt ist, und sind in Initiativen engagiert, um unsere Abläufe intern nachhaltig zu gestalten. Außerdem helfen wir als Anbieter von DMS- beziehungsweise Content-Services-Lösungen unseren Kunden dabei, ihre Prozesse zu verbessern und gleichzeitig ressourcenschonend zu wirtschaften, indem sie ihren Papierverbrauch sowie Reisetätigkeit und Versendungen senken.

Über das papierlose Büro wird ja schon lange gesprochen. So richtig vorangekommen ist man damit aber nicht. Oder trügt der Eindruck?

Evers: Darüber wird tatsächlich seit Jahrzehnten gesprochen. Primär natürlich aus Gründen der Prozessoptimierung. Fragen der Nachhaltigkeit und der CO2-Reduzierung rückten mit der Zeit dann aber auch in den Blickpunkt. Auf dem Weg hin zum zumindest papierarmen Büro haben wir doch schon eine ganze Menge erreicht. So ergab eine repräsentative Bitkom-Studie von November 2020, dass die Digitalisierung in deutschen Unternehmen zwar große Fortschritte macht, aber noch immer acht Prozent komplett und 18 Prozent weitestgehend papierbasiert arbeiten. Ein weiteres Drittel, 36 Prozent, der Unternehmen ist nach eigenen Angaben zweigleisig unterwegs, setzt also gleichermaßen auf Papier und digitale Formate. Hier bietet sich also auch noch jede Menge ökologisches Potenzial.

Bei Ihren Kunden spielt in einem Digitalisierungsprojekt aber doch sicher der Aspekt der Prozessoptimierung die entscheidende Rolle?

Evers: Das stimmt. Wenn in den Prozessen eines Unternehmens manuelle Arbeiten auf Papierbasis anfallen, leidet die Performance, die Fehleranfälligkeit steigt, die Transparenz und damit Auskunftsfähigkeit nimmt ab – und damit letztlich die Wettbewerbsfähigkeit. Wer hier besser werden will beziehungsweise muss, der greift zu einem Dokumentenmanagement-System wie unserem. Hierdurch wird unter anderem auch das Wissen aus früheren Projekten für alle nutzbar gemacht und befähigt sie bei neuen Themen und Projekten. Angesichts der zunehmenden Sensibilität für ökologische Aspekte und herausfordernder Aufgaben zur Erreichung der deutschen Klimaziele nehmen wir schon lange wahr, dass Fragen der Nachhaltigkeit in Digitalisierungsprojekten über die Prozessoptimierung hinaus immer stärker an Bedeutung gewinnen.

Von welchen Größenordnungen in Bezug auf die Nachhaltigkeit reden wir bei der Digitalisierung?

Evers: Laut der Bitkom-Studie zu den „Klimaeffekten der Digitalisierung“ kann in Deutschland mit digitalen Diensten jede fünfte Tonne CO2 eingespart werden. Ein beachtlicher Wert. Erstaunlicherweise gibt es zu den konkreten Umweltaspekten der Ablösung von Papier durch digitale Lösungen und Prozesse aber bislang wenige Untersuchungen mit klaren Antworten. Aus den verfügbaren Informationen, die wir als Unternehmen gesammelt und ausgewertet haben folgt ein beeindruckendes Ergebnis des Einsparpotenzials.

Bleiben wir zunächst bei den Daten. Wie haben Sie diese ermittelt?

Evers: Eine gute Basis zur Ermittlung valider Daten in solchen Fragen sind Nachhaltigkeitsrechner wie der von papiernetz.de. Dieser basiert auf den Resultaten einer Studie des Instituts für Energie- und Umweltforschung, die wissenschaftliche Analyseergebnisse zusammenfasst. Auf Grundlage dieser belastbaren Quellen lässt sich mithilfe des Rechners beispielsweise feststellen, wie viel Holz, Wasser und Energie für die Herstellung von einem Blatt Papier verbraucht wird und wie viel CO2 dabei freigesetzt wird. All dies auf Basis CO2-neutraler Holzquellen aus nachhaltiger Forstwirtschaft, also zum Vorteil der Papierproduktion. Zu den Zahlen für die Herstellung müssen Daten über freigesetzte Schadstoffe und Verbrauchsmengen pro Ausdruck hinzugerechnet werden. Auch dafür gibt es verlässliche Quellen wie ezeep.com und stromverbrauchinfo.de, die eine belastbare Berechnung ermöglichen.

Aber auch digital gespeicherte Dokumente belasten doch die Umwelt.

Evers: Richtig, auch digital gespeicherte Dokumente verbrauchen Ressourcen und Schadstoffe entstehen. Das ist oft auch das Argument von Digitalisierungsgegnern. Darum müssen auch diese Belastungen in eine Ermittlung eingezogen werden. Zur Berechnung der Nettoersparnis der digitalen Dokumentenhaltung haben wir daher auch diese Werte ermittelt. Eine valide, internationale Studie zeigt etwa, dass pro Gigabyte Datenverkehr im Schnitt 0,006 Kilowattstunden Strom verbraucht werden. Dabei ist es gleichgültig, ob Daten lokal oder in der Cloud gespeichert sind. Werden Dokumente aus elektronischen Systemen aufgerufen, entsteht im Schnitt jedes Mal dieser Verbrauch. Mit den auf diese Weise von uns ermittelten Daten lässt sich unter bestimmten, ebenfalls belastbaren, Annahmen ein aussagekräftiger Wert kalkulieren. So nimmt man an, dass ein Ausdruck pro Jahr zehn Aufrufen eines digitalen Dokuments entspricht, ein PDF die durchschnittliche Größe von 75 Kilobyte hat und das darauf durchschnittlich drei Jahre lang aktiv zugegriffen wird.

Was bedeutet das unterm Strich?

Evers: Vorneweg eine Anmerkung: Um die Berechnung belastbar zu halten, wurde sie für den Papierdruck im Zweifelsfall immer so günstig wie möglich ausgelegt. Würde man etwa die Warmlaufphase oder die Herstellung eines Druckers miteinbeziehen, kämen mehr als ein Gramm CO2 pro Blatt hinzu. Auch der Einsatz von Recyclingpapier wurde berücksichtigt, denn es hat eine bessere Umweltbilanz als Frischfaserpapier. Obwohl es keine nachweislichen Nachteile in puncto Qualität, Optik oder Archivierbarkeit aufweist, liegt der Anteil bei Druck- und Büropapier aber nur bei etwa rund 31 Prozent. Unsere Berechnung berücksichtigt dies entsprechend.

Dennoch sind die Ergebnisse signifikant: Die Produktion von Papier hat den mit weitem Abstand größten Anteil am Ressourcenverbrauch. Bezogen auf CO2 liegt die Freisetzung selbst bei günstigster Auslegung um mehr als den Faktor 800 über dem Wert einer rein digitalen Dokumentennutzung. Rechnet man beim Papier noch Druckerherstellung, Archivraumbau etc. mit ein, liegt der Faktor belastbar bei über 1000. Eine unerwartet deutliche Zahl, mit einer in meinen Augen klaren Botschaft: Sollen Ressourcen gespart werden, sind Prozesse, bei denen Dokumente im Spiel sind, derart zu digitalisieren, dass kein temporärer Ausdruck mehr erforderlich ist. Denn digitale Unternehmensprozesse sind nicht nur für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens die besseren Prozesse, sie sind gleichzeitig nachhaltig und damit auch besser für das Klima.

Herr Evers, wir danken Ihnen für das Gespräch!