Vor- und Nachteile der Unternehmensdigitalisierung

Herausforderungen bei der Umstellung auf digitale Tools

Um Arbeitsabläufe innerhalb einer Firma zu optimieren, greifen viele Unternehmer auf digitale Tools zurück, deren Integration allerdings mit Hürden verbunden sein kann. Hierzu zählen vorwiegend die mit der Implementierung verbunden Kosten, da in der Regel sowohl die Anschaffung als auch die finale Implementierung digitaler Tools in den Unternehmensalltag Geld kostet. Hauptgrund hierfür ist natürlich, dass für den Kauf der Software finanzielle Mittel benötigt werden. Aber auch erforderliche Schulungen für die Mitarbeitenden, damit diese die entsprechende Software effizient zu nutzen wissen, können einiges an Kapital erfordern. Weiterhin kann sich die Schulung der Mitarbeitenden kurzfristig negativ auf die Produktivität der Firma auswirken, da diese mit Schulungen beschäftigt sind, sodass weniger Zeit zur Bewältigung anderer Aufgaben bleibt.

Die Vorteile digitaler Tools für Unternehmer im Überblick

Trotz der Herausforderungen ist es für Unternehmer:innen sinnvoll, sich mit der Integration von digitalen Tools in unternehmerische Prozesse zu beschäftigen, da eine Implementierung geeigneter Tools zu großen Wettbewerbsvorteilen führen kann. Hier ist vorrangig eine Steigerung der Effizienz innerhalb des Betriebs zu nennen, da digitale Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verwendet werden können, was insbesondere für die Faktura-Warenwirtschaft gilt. Das liegt daran, dass Automatisierungen neben vielen weiteren positiven Effekten zu einer effizienteren Lagerverwaltung und einem optimierten Bestandsmanagement führen. Lieferzeiten werden somit optimiert und Lagerbestände bewusst niedrig gehalten, was sich positiv auf die anfallenden Kosten auswirkt.

Bessere Entscheidungen durch die Nutzung von Echtzeitdaten

Ein weiterer großer Vorteil, der sich durch die Nutzung von digitalen Tools ergibt, besteht im Zugriff auf umfangreiche Echtzeitdaten und Analysen. Diese können Unternehmer zur Entscheidungsfindung nutzen, um schnell fundierte Entscheidungen bei sich verändernden Marktbedingungen zu treffen. Im Rahmen von digitalen Tools, die Daten sammeln und Berichte erstellen, können Unternehmer bessere Einblicke in die folgenden Faktoren erhalten:

• Lagerbestände
• Umsatzentwicklung
• Kundenbedürfnisse

Auf Basis von Echtzeitdaten lassen sich Strategien entwickeln und optimieren, um in Märkten hoher Komplexität sinnvolle Entscheidungen zu treffen, was die Wettbewerbsfähigkeit der Firma positiv beeinflusst.

Stärkere Kundenbindung und höhere Kundenzufriedenheit

Auch auf die Kundenbindung und Kundenzufriedenheit haben digitale Tools gravierende Auswirkungen, insofern sie richtig eingesetzt werden. Unternehmer:innen können Systeme für das Customer-Relationship-Management (CRM) einsetzen, um einen besseren Überblick über Kundeninteraktionen zu erhalten. Das wiederum ermöglicht die Entwicklung von personalisierten Marketingkampagnen. Auch der Kundenservice kann verbessert werden, unter anderem durch den Einsatz von Chatbots, die jederzeit die Fragen von Kundinnen und Kunden beantworten. Das kann für Kundinnen und Kunden einen großen Vorteil darstellen, wenn sie außerhalb der gewöhnlichen Bürozeiten eine dringende Frage haben. KI-gestützte Chatbots können inzwischen sogar komplexere Fragestellungen verstehen und sinnvolle Antworten geben. Da zufriedene Kundinnen und Kunden in der Regel nicht nur langfristig erhalten bleiben, sondern die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens auch der Familie und Freunden sowie Bekannten weiterempfehlen, stellt dies einen großen Wettbewerbsvorteil dar.

Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen können aufgrund einer hohen Flexibilität sowie Skalierbarkeit vom Einsatz digitaler Tools profitieren. Hier sind unter anderem Cloud-basierte Softwarelösungen zu nennen, welche sich bei Bedarf an die sich verändernden Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen, indem neue Funktionen hinzugefügt werden. Auf diese Weise können Unternehmen auch bei hohen Wachstumsraten auf die gleiche Software zugreifen und müssen sich nicht mit der Umstellung auf die Software eines anderen Anbieters auseinandersetzen, was neben entsprechenden Kosten auch Schulungen für die Mitarbeitenden erforderlich macht.

Kostenersparnisse durch effizientere Verwendung von Ressourcen

Digitale Tools ermöglichen es Unternehmen, die zur Verfügung stehenden Ressourcen deutlich effizienter zu nutzen, wodurch sich auf lange Sicht erhebliche Kostenersparnisse ergeben können. Eine digitale Buchhaltung reduziert den Papierverbrauch sowie die hierdurch entstehenden Kosten und die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben sorgt für eine Minimierung der Fehleranfälligkeit. Bei Nutzung eines Cloud-basierten Buchhaltungsprogramms ergibt sich zudem der Vorteil, dass keine Ausgaben für die Anschaffung von entsprechender Hardware sowie Wartungen anfallen, da die Rechenzentren des hierfür zuständigen Anbieters genutzt werden.

Mögliche Einsatzgebiete digitaler Tools

Digitale Tools können zur Optimierung verschiedenster unternehmerischer Prozesse genutzt werden, woraus sich vielfältige Anwendungsmöglichkeiten ergeben. Im Bereich Finanzmanagement kann eine automatisierte Buchhaltung zu einer effizienten und unkomplizierten Rechnungsverwaltung eingesetzt werden. Die Verwendung automatisierter Zahlungserinnerungen trägt in diesem Zusammenhang zu einer einfachen und schnellen Zahlungsabwicklung bei. Im Projektmanagement können digitale Tools die Planung und Überwachung von Projekten erleichtern, was zu einer besseren Kommunikation innerhalb des Teams führt. Grundsätzlich lassen sich digitale Kommunikationstools dazu verwenden, um sowohl die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern als auch die externe Kommunikation mit Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen zu verbessern. Es gibt außerdem einige Tools zur Zeiterfassung und der Personalplanung, welche im Bereich Personalmanagement verwendet werden können, um die Produktivität der Angestellten zu erhöhen.

Vorteile digitaler Tools für Mitarbeiter

Auch die Mitarbeitetende profitieren vom Einsatz digitaler Tools, unter anderem, indem automatisierte Arbeitsabläufe zu einer Reduktion manueller Aufgaben beitragen, die oft als langweilig und monoton erachtet werden. Auf diese Weise können sich Mitarbeitende auf strategische Aufgaben konzentrieren, die sinnstiftender sind, was wiederum einen positiven Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit hat.