Wie lässt sich Nachhaltigkeit im Büro umsetzen?

Weniger drucken, mehr Öko-Papier, weniger heizen: Es gibt viele kostengünstige Maßnahmen, mit denen der Büroalltag nachhaltiger gestaltet werden kann. Dennoch werden Büroprozesse häufig außer Acht gelassen, wenn es um das Thema Nachhaltigkeit in Unternehmen geht. Vor allem kleinen und mittleren Unternehmen fehlt es oftmals an einer Strategie für den betrieblichen Umwelt- und Klimaschutz im Büro, wie eine Studie des Marktforschungsinstituts statista im Auftrag von Kyocera herausfand.

Woran liegt das? Wie lässt sich Nachhaltigkeit im Büro konkret umsetzen und das Potenzial angesichts von 18 Millionen Büroarbeitenden besser nutzen? Wie können Office-Prozesse die eigene Klimabilanz im Unternehmen verbessern? Diesen Fragen ist Kyocera im Online-Event „Kyocera Insights“ nachgegangen, das im September zum zweiten Mal stattgefunden hat.

„Nachhaltigkeit muss Spaß machen“

Jörg Dürr-Pucher von der Deutschen Umwelthilfe (DUH) glaubt, dass es – im Vergleich zu anderen Bereichen im Betrieb – nicht so offensichtlich sei, welche Umweltbelastungen Büroarbeiten mit sich bringen. Umweltverbände und Unternehmen wie Kyocera müssten das viel stärker thematisieren. Wichtig zu bedenken sei auch, dass das Green Office nicht nur ein Büro sei, das wenig Energie verbraucht, sondern das eine Umgebung schafft, in der sich die Mitarbeitenden wohlfühlen. Im Green Office kommen mit seinen Worten „Aufenthaltsqualität, Leistungsfähigkeit und der ökologische Gedanke“ zusammen.

DUH: „Ökonomie und Ökologie müssen nicht versöhnt werden, sie gehören zusammen“

Grundsätzlich ist das Thema Nachhaltigkeit in der Wirtschaft angekommen. Davon sind alle zugeschalteten und ins Studio geladenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer überzeugt. „Ökonomie und Ökologie lassen sich überhaupt nicht mehr trennen“, sagt etwa Stephen Schienbein, Vertriebsleiter und Geschäftsführer von Kyocera, der vor 16 Jahren im Unternehmen angefangen hat. Das sieht auch Jörg Dürr-Pucher von der Deutschen Umwelthilfe so. Die Umwelt- und Verbraucherschutzorganisation kooperiert bereits seit 1987 mit dem Anbieter von Laserdruckern, Multifunktionssystemen und Software-Lösungen für das Dokumenten-Management. Dabei hat man sich stets unterstützt und kritisiert, wie das in einer guten Partnerschaft sein muss, erinnert sich Jörg Dürr-Pucher.

Nachhaltigkeit bei Kyocera

Kyocera sieht sich als Vorreiter in Sachen Nachhaltigkeit. Das Unternehmen sei nicht „irgendwann auf einen Green-IT- oder Klimaschutzzug aufgesprungen“, so Stephen Schienbein. Nachhaltigkeit ist seit der Gründung im Jahr 1959 durch Kazuo Inamori in der Firmenphilosophie „Respect the Divine and Love People“ (zu Deutsch: Respektiere die Natur und liebe die Menschen) festgeschrieben. Das spiegelt sich nicht nur in der Zusammenarbeit mit der Deutschen Umwelthilfe für den Natur- und Artenschutz wider, sondern auch im nachhaltigen Produktportfolio.

Vermeiden vor Vermindern vor Kompensieren

Mit seinen Druckern, Multifunktionssystemen und Tonern hilft Kyocera seinen Kundinnen und Kunden dabei, Büroprozesse nachhaltiger zu gestalten. Wie genau das funktioniert, erklärt Kyocera Marketing Direktor Pascal Seifert. Kyocera handelt nach dem Grundsatz: Vermeiden vor Vermindern vor Kompensieren. Um negative Umwelteinflüsse zu vermeiden und zu verringern, analysiert der Hersteller fortwährend seine Prozesse und Systeme. Ein Beispiel aus dem Produktbereich ist die Bildtrommel, die bei Kyocera anstatt mit einer Kunststofffolie mit einer besonderen Keramik beschichtet ist. Das Bauteil bleibt über den gesamten Lebenszyklus im Gerät, das einzige Verbrauchsmaterial ist der Toner. Damit ließen sich bis zu 75 Prozent Abfall im Vergleich zu anderen Herstellern einsparen.

„Jeder Ausdruck weniger ist gut für die Nachhaltigkeit“

Und Pascal Seifert hat noch ein paar Tipps für den Büroalltag: Um Papier zu sparen, rät er dazu, unnötige Ausdrucke so weit wie möglich zu reduzieren, zum Beispiel durch den Duplex-Druck oder Funktionen, die leere Seiten nicht mit drucken. Auch in der Digitalisierung von Prozessen sieht er, wie die anderen Diskussionsteilnehmenden, große Chancen. Viele Prozesse könnten digital abgewickelt werden, darunter Prozesse im Rechnungswesen oder solche, die mit der Datenspeicherung zusammenhängen wie im Personalwesen. Kyocera bietet dafür Softwarelösungen wie den Kyocera Capture Manager oder den Kyocera Work Flow Manager an. Mithilfe der Kyocera Fleet Services könnten zudem bis zu 30 Prozent der Serviceleistungen aus der Ferne durchgeführt werden, wodurch weniger Anfahrten und weniger negative Umwelteinflüsse entstünden. Eine gute Ergänzung, um das Green Office zu realisieren, ist schließlich das Kompensieren von noch unvermeidbaren CO2-Emissionen.

„Investitionen in das Thema Nachhaltigkeit sind Investitionen in die Zukunft“

Eine Million Euro investiert Kyocera jedes Jahr im Rahmen von „Kyocera Print Green“. „Und wir sehen ja den Benefit und den Vorteil, der dadurch entsteht“, sagt Stephen Schienbein. Die Umstellung auf nachhaltige Büroprozesse sei anfangs immer mit Investitionen verbunden. „Aber das ist eine Investition, die sich später auszahlt.“ Denn meistens seien Prozesse hinterher effizienter, gingen schneller. Bei der Digitalisierung von Büro- und Informationsprozessen entstünden durch das Einsparen von Papier klare Kosten- und somit Wettbewerbsvorteile.

Ohne Drucken geht es (noch) nicht

Stephen Schienbein erklärt, dass man sich bei Kyocera selbst schon 2017 auf den Weg gemacht hat, das Drucken abzuschaffen. Seitdem werde bei Kyocera 45 Prozent weniger gedruckt, weil alle internen Workflows und Geschäftsprozesse digitalisiert wurden. „Wir sehen aber auch, dass es, Stand heute, ohne Drucken nicht geht.“ Der Trend gehe aber ganz eindeutig Richtung papierloses Büro.