„Je jünger ein Unternehmen ist, desto digitaler ist es aufgestellt“

UmweltDialog: Früher bildeten Druck- und Kopiersysteme den Kern Ihrer Marke, heute steht Kyocera für die ganzheitliche Optimierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Warum mussten Sie Ihr bestehendes Geschäftsmodell erweitern, und was bedeutet das konkret?

Dietmar Nick: Ja, Sie haben natürlich recht. Kyocera hat man vor allem mit ,Druckenʻ und ,Kopierenʻ in Verbindung gebracht. Aber: Wir haben schon immer vorhandene Informationen in irgendeiner Form reproduziert. In diesem Fall haptisch auf Papier. Mit voranschreitender Digitalisierung sind wir verpflichtet, Informationen ebenfalls digital zu verarbeiten und schneller zur Verfügung zu stellen. Um dauerhaft am Markt erfolgreich zu sein und dort zu bleiben, wo wir jetzt sind, mussten wir dementsprechend unser Geschäftsmodell erweitern.

Dabei spielen auch Themen wie Compliance und Governance eine wichtige Rolle, Stichwort: Revisionssicherheit. Es geht darum, dass unsere Kundinnen und Kunden ihre Informationen in digitaler Form ordnungsgemäß und sicher ablegen können.

Das heißt, Ihre Kundinnen und Kunden bekommen von Ihnen alle Lösungen rund um modernes, digitales Informations- und Dokumentenmanagement angeboten. Was sind hier die zentralen Bausteine?

Nick: Zunächst geht es um den klassischen Input: Wie kommen Dokumente und Informationen ins Unternehmen und wie werden dort Prozesse angestoßen? Generell passiert das entweder in Papier- oder Digitalform. Es können Briefe, Formulare oder E-Mails et cetera sein. Manchmal handelt es sich auch um einen Anruf.

Was passiert dann mit der Information als Nächstes? Früher wurden Dokumente in Umlaufmappen von A nach B transportiert. Inzwischen läuft das über sogenannte digitale Dokumentenmanagement-Systeme, kurz: DMS-Lösungen. Dadurch werden die Prozesse schneller und man weiß zu jedem Zeitpunkt, wo sich das Dokument befindet und was im Verlauf des Tages mit den Informationen passiert beziehungsweise wie sie weiterverarbeitet werden. So kann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin tatsächlich das Dokument als Output an den Drucker weiterleiten und ausdrucken lassen. Vielleicht geht es aber auch an ein ,Enterprise Resource Planningʻ-System?

Wir versuchen mit unserem Angebot, alle Informationen, die im Laufe des Tages in die Unternehmen unserer Kundinnen und Kunden kommen, zu digitalisieren und durch den Betrieb zu leiten. Dabei schauen wir, wie wir bestimmte Prozesse beschleunigen können. Unsere Produkte – Soft- und Hardware, denn es gibt immer noch Situationen, in denen man ein Dokument physisch benötigt – greifen zusammen mit unseren Services alle ineinander und sorgen dafür, dass unsere Kundinnen und Kunden eine perfekte Dokumenteninfrastruktur erhalten. Sicher verwahrt und von überall verfügbar.

Welche Organisationen oder Unternehmen sind in diesem Bereich schon gut aufgestellt, wer hat noch Nachholbedarf?

Nick: Leitungskapazitäten, Infrastruktur oder Bandbreiten: Was die perfekten Voraussetzungen für Digitalisierung anbelangt, hinkt Deutschland insgesamt hinterher. Generell kann man sagen: Je jünger ein Unternehmen ist, desto digitaler ist es aufgestellt. Wir stellen fest, dass in Start-up-Unternehmen Kopieren und Drucken so gut wie keine Rolle mehr spielen und sie auch keine Hardware dafür benötigen. Sie wickeln alles digital ab – von der Buchhaltung, über die Kundenkonversation bis hin zur Unterschrift. Branchenbedingt gibt es wiederum unterschiedliche Treiber wie beispielsweise Regularien, die eine digitale Dokumenteninfrastruktur notwendig machen; gerade im Banken- und Behördensektor. Außerdem ist eine digitale Dokumenteninfrastruktur notwendig, wenn Unternehmen über mehrere Standorte agieren und Dokumente teilen müssen.

Unter Ihrem Leitspruch ,making information faster‘ wollen Sie die Digitalisierung vorantreiben. Wie gehen Sie vor, wenn Sie ein Unternehmen beraten, das sich im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements neu aufstellt?

Nick: Meistens starten wir in einer Abteilung, die vor einer spezifischen Herausforderung steht. Das heißt, dass wir in der Regel mit einem kleinen Projekt beginnen, zum Beispiel über den klassischen ‚Posteingang‘. Denn jedes Unternehmen bekommt täglich Post. Dann zeigen wir, wie die Post gescannt und digitalisiert werden kann, um sie dann an die jeweiligen Adressaten und Adressatinnen weiterzuleiten. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist das von Vorteil, da die betreffenden Personen nicht extra ins Büro müssen, um ihre Post zu sortieren.

Oder schauen Sie sich die zahlreichen Aktenordner an, die in jedem klassischen Büro zu finden sind. Wie soll ich denn im Homeoffice auf die Unterlagen zugreifen können, wenn diese nicht digitalisiert werden? Deswegen bieten wir gemeinsam mit den Scan-Workflow-Experten der Kyocera-Tochter ALOS einen Scan-Service für Archivakten an, den unsere Kundinnen und Kunden nutzen können.

Vielen Dank für das Gespräch!